Word・PowerPoint はサイズ設定に注意しよう
おそらく、ほとんどの方はページ・スライドのサイズ設定なんていつもやっていて特に困ったことはないと思いますが、印刷用のデータを作成する際には、ここでも注意が必要です。
まず、基本的なポイントとして、印刷用のデータは、作成するページの端まで背景色や画像、或いは線などを載せたい場合、印刷後の断裁時のズレで色や線が見切れないように、ページデータをあらかじめ四方3mmずつ大きめに作成するのが原則です。
（※この「あらかじめ余分に設ける部分を、「塗り足し」あるいは「断ち落とし」といいます）
そうすると、仮にＡ４サイズの冊子を作りたい場合、ページサイズは、Ａ４サイズの 「幅210mm×高さ297mm」 ではなく、縦横に6mmずつ足した 「216mm×303mm」 で作成しなければなりません。
また、仮に塗り足しが必要ない場合でも、特に PowerPoint では、Ａ４サイズを確かに選んでも、実際のページ（スライド）サイズは「幅210mm×高さ297mm」になっていない場合があります。
その為、データの作成には入る前は、必ずページ・スライドのサイズ設定を確認しましょう。
ページ・スライドのサイズを設定する方法
Word の場合は「ページレイアウト」→「サイズ」の順で開き、希望の用紙サイズを選択します。
（※画像は「word2010」。バージョンによりメニューの名や位置が異なることがあります）
塗り足しが必要な場合は、プルタブの一番下にある「その他の用紙設定」をクリックし、
幅と高さにそれぞれ任意の数字を手動で入力します。
PowerPoint の場合は、「デザイン」→「ページ設定」の順で希望のサイズを選択しても、
赤枠のように、正しい数値になっていない場合があるので、必ず確認しましょう！
（※画像は「PowerPoint2010」。バージョンによりメニューの名や位置が異なることがあります）
プルタブの一番下にある「ユーザー設定」を選択し、幅と高さに任意の数字を手動で入力します。
（※塗り足しの場合はそれぞれ＋6mm の数字を入力します）
このように、データ作成前の時点できちんとサイズ設定をしておかないと、完成したと思っていざ印刷会社へ入稿してみたら、縦横比やサイズがズレていて印刷できない＆修正して再入稿・・・なんて事になりかねません。
サイズの再設定だけで済むなら大した事はありませんが、改行位置がずれたり、改ページの位置や図表の位置まで変わってしまうと大変な労力と手間になりますので、必ず確認するようにしましょう！